通关单作为进出口贸易的重要文件，其作用不言而喻。通关单的作用不仅体现在货物的进出口流转上，同时也是税务部门进行核算、方便海关监管的依据。由于通关单在进出口贸易中扮演着核心的角色，因此其质量也直接影响着进出口贸易的顺利进行。
随着我国外贸业务越来越发达，各地海关为保障通关单信息质量逐渐推行了许多应对措施。
从单证角度来看，现在在出口报关单的制作上，一些企业通常只是通过PDF格式来管理报关单，但要知道，PDF文档本身没有数据规范验证功能，无法对XML进行格式验证、数据类型验证。因此，海关对于PDF格式的报关单的核验效率较低，时间较长。
而采用电子化的方式，用XML格式生成海关需要的报关单，能够使海关快速验证各项信息，并且不容易造成因格式问题所造成报关失败的情况。通过将企业内部的ERP、物流、贸易等管理系统的数据与海关的报关单申报系统无缝对接，企业可将报关单信息高效准确的申报给海关，并且可以快速获取核放单、查验通知单等配套单据。
因此，我们可以看到通关单的标准化，不仅能降低企业制作成本，减少报关风险，提高通关效率并为后续的海关审批及税务核销提供了数据支持。
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